Depuis le premier confinement du printemps 2020, beaucoup d’équipes ont appris à travailler sans se voir. Visioconférence, messagerie instantanée, documents partagés : les outils ont pris en charge l’essentiel du quotidien. Ce qu’ils ont rendu rare, c’est le moment où tout le monde se retrouve dans la même pièce. Pour une équipe hybride ou entièrement à distance, le séminaire a changé de nature. Il n’est plus un moment parmi d’autres. Il est parfois le seul.
Ne pas reproduire en salle ce que la visio fait très bien
Une erreur courante consiste à transposer dans une salle le programme d’une réunion en ligne : tour d’actualités par service, chiffres du trimestre, démonstration d’un nouvel outil. Ces séquences fonctionnent parfaitement à distance. Les faire en présentiel gaspille la seule journée où l’on peut faire autre chose.
Tout ce qui relève de l’information descendante peut partir avant le séminaire, sous forme d’une courte vidéo ou d’un document à lire. Le jour venu, on suppose que chacun l’a vu, et l’on passe directement aux questions.
Ce que seule la présence permet
Certains sujets gagnent à être traités face à face. Les tensions, d’abord : un désaccord qui couve depuis des semaines dans les fils de discussion se désamorce mieux autour d’une table, où l’on voit les visages et où l’on peut s’interrompre sans couper un micro. Le travail créatif, ensuite. Un mur couvert de feuilles, des sous-groupes qui se déplacent, des idées qui passent d’une table à l’autre : aucun tableau blanc numérique ne restitue tout à fait cette dynamique.
Reste le lien entre les personnes. Dans une équipe recrutée depuis la généralisation du télétravail, certains collègues ne se sont jamais rencontrés. Prévoyez des temps sans ordre du jour, un déjeuner long, une pause qui s’étire. Ce n’est pas du temps perdu, c’est l’objet même de la journée.
La règle des écrans fermés
Une équipe habituée au travail à distance garde ses réflexes : l’ordinateur ouvert, la messagerie en coin d’écran, le téléphone à portée de main. Pendant un séminaire, ces réflexes annulent le bénéfice de la présence. Posez une règle simple dès l’accueil : ordinateurs fermés pendant les séquences, sauf pour l’atelier qui en a besoin. Désignez une seule personne pour prendre les notes dans le document partagé, que les autres consulteront ensuite.
Prévenez aussi les clients et les autres services que l’équipe sera indisponible ce jour-là. Une absence annoncée se gère. Une équipe qui répond aux urgences entre deux ateliers n’a jamais vraiment quitté son bureau.
Les outils numériques retrouvent leur place avant et après. Un sondage en ligne pour choisir les sujets, un espace partagé pour déposer les contributions, un fil de discussion dédié au suivi des décisions : la journée en présentiel s’insère alors dans un dispositif que l’équipe connaît déjà.
Tout le monde dans la salle, ou personne
Le format hybride, avec une partie de l’équipe présente et quelques collègues connectés, est le pire des compromis pour un séminaire. Les présents discutent entre eux, oublient l’écran, et les connectés décrochent au bout d’une heure. Si un membre de l’équipe ne peut pas venir, confiez-lui une contribution écrite en amont et organisez un échange avec lui le lendemain, plutôt que de lui faire suivre la journée à travers une caméra.
Le même raisonnement vaut pour la fréquence. Une équipe entièrement à distance qui ne se réunit qu’une fois par an attend trop de cette journée unique, et la charge d’objectifs contradictoires. Deux rencontres plus courtes dans l’année, l’une tournée vers les projets, l’autre vers le fonctionnement de l’équipe, donnent souvent de meilleurs résultats qu’un grand rendez-vous annuel.
Un lieu qui ne ressemble pas au bureau à domicile
Pour une équipe qui passe ses journées devant un écran, chez elle, le cadre du séminaire a son importance. Une salle aveugle équipée d’un écran géant ressemble trop au quotidien. Les espaces extérieurs comptent : une discussion à deux en marchant, une pause prise dehors quand le temps le permet. Pour une équipe dont une bonne partie vit en Île-de-France, une salle de séminaire dans les Yvelines offre ce changement de décor. Au Vésinet, à l’ouest de Paris, le Pavillon des Ibis réunit ainsi sur l’île des Ibis des salons modulables, des espaces extérieurs pour les pauses et une grande salle de restaurant.
Pour les collègues qui viennent de plus loin, vérifiez surtout l’heure d’arrivée réaliste et celle du dernier train utile, puis calez le déroulé dessus plutôt que l’inverse.
En fin de journée, demandez à chacun ce qu’il aimerait retrouver au prochain séminaire. Dans une équipe à distance, la réponse porte rarement sur le contenu. Elle porte souvent sur le temps passé ensemble, et c’est une bonne indication de ce qu’il faudra protéger la fois suivante.
